15:44:8 , 1/11/2014

Từng bước hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Thông tin và Truyền thông Gia Lai

Email In PDF.

Thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) là yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước. Công tác này vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật và liên quan đến hầu cán bộ, công chức, viên chức trong quản lý công vụ, nghiệp vụ. Làm tốt công tác VTLT sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, khoa học, chính xác, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật.

 tungbuochoanthienvtlt

Đại diện các đơn vị nhận Bằng khen của Chủ tịch UBND tỉnh về thành tích công tác VTLT

Sở Thông tin và Truyền thông (TT&TT) Gia Lai, đơn vị mới được thành lập và đi vào hoạt động từ cuối năm 2005. Một thời gian ngắn trước năm 2007, công tác văn thư lưu trữ của Sở tuy đã đạt được những kết quả nhất định, song vẫn còn nhiều bất cập như chưa ban hành danh mục hồ sơ lưu trữ, công chức chưa định hình được việc lập hồ sơ công việc, lưu trữ văn bản đi, đến chưa khoa học; công tác soạn thảo văn bản của công chức nói chung còn nhiều thiếu sót; lúng túng trong quy trình luân chuyển công văn đi - đến, …Những nguyên nhân chính của thiếu sót, tồn tại trong công tác VTLT của Sở lúc đó là:  Phần lớn công chức, viên chức (CCVC) của Sở là sinh viên mới ra trường được tiếp nhận công tác lần đầu, mặc dù đã được đào tạo rất cơ bản về chuyên môn, nghiệp vụ, song vẫn còn thiếu kinh nghiệm trong công tác quản lý nhà nước, nhất là công tác soạn thảo văn bản hành chính, công tác VTLT; trụ sở làm việc của Sở mới được tạm giao, thiếu thốn về phòng làm việc, kho lưu trữ và các trang thiết bị cần thiết liên quan.

Thực hiện các chỉ đạo của cấp trên về công tác VTLT, trong đó UBND tỉnh có Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 19/3/2007 "về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ"; ý thức được tầm quan trọng của công tác VTLT trong thực thi nhiệm vụ tham mưu, quản lý nhà nước; Sở TT&TT đã phân công Giám đốc Sở trực tiếp chỉ đạo công tác VTLT với những biện pháp thực hiện quyết liệt và khoa học; cụ thể như sau:        

Một là, thường xuyên tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác VTLT: Thông qua các buổi họp giao ban, họp cơ quan và thông qua mạng nội bộ; Giám đốc Sở quán triệt và giao Văn phòng chủ trì  tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật về công tác VTLT, đặc biệt là các văn bản về quản lý, soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ sơ…Từng bước nâng cao nhận thức của CCVC về công tác VTLT.  Kiên quyết chấn chỉnh các quan niệm xem nhẹ công tác VTLT hoặc tư tưởng xem công tác này là nhiệm vụ riêng của Văn phòng Sở, bộ phận văn thư.

Việc nâng cao nhận thức về công tác VTLT phải được thể hiện qua các nội dung: trách nhiệm của người đứng đầu trong chỉ đạo, phân công Văn phòng trực tiếp tham mưu, tăng cường sự phối hợp giữa Văn phòng với các phòng chuên môn, đơn vị khác; đưa việc thực hiện công tác VTLT thành 1 tiêu chí xét thi đua khen thưởng, đánh giá xếp loại CCVC hàng quý, năm, đồng thời có các biện pháp xử lý nghiêm minh các trường hợp thực hiện không đúng quy định; thường xuyên cập nhật những văn bản, thông tin về công tác VTLT để phổ biến, học tập trong toàn thể CCVC.

Hai là, ban hành các văn bản liên quan đến công tác VTLT: Sở TT&TT đã tổ chức thảo luận và ban hành đầy đủ; tích cực tổ chức thực hiện nghiêm túc các văn bản liên quan đến công tác VTLT đã ban hành như  "Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở TT&TT", "Quy trình quản lý văn bản đi, đến", “Quy trình kiểm soát tài liệu”, “Quy trình kiểm soát hồ sơ”trong "Danh mục tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 áp dụng vào hoạt động hành chính của Sở TT&TT tỉnh Gia Lai"; "Quy chế quản lý, sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của Sở TT&TT";  Kế hoạch Cải cách hành chính hàng năm, trong đó có nội dung thực hiện tin học hóa trong các hoạt động quản lý và điều hành, công tác văn thư, lưu trữ; ban hành danh mục tài liệu, hồ sơ lưu trữ hàng năm…. Việc thảo luận và ban hành, thực hiện các quy định như trên làm cho mỗi CCVC hiểu rõ hơn công tác VTLT, làm rõ quy trình thực hiện công tác và có các giải pháp, chế tài thực hiện cụ thể hơn.

Ba là, tổ chức đào tạo, tập huấn, hướng dẫn công tác văn bản hành chính, công tác VTLT:  Để thực hiện tốt công tác văn bản, hành chính, công tác VTLT, Giám đốc Sở đã biên soạn tài liệu và tổ chức tập huấn kỹ năng nghiệp vụ soạn thảo công tác văn bản hành chính. Chỉ đạo Văn phòng Sở biên soạn tài liệu và tổ chức tập huấn hướng dẫn thực hiện một số nội dung nghiệp vụ VTLT, trọng tâm là công tác lập hồ sơ công việc, thu thập, chỉnh lý và lưu trữ hồ sơ hiện hành.

Khi tiếp nhận, tuyển dụng công chức mới, nhân viên mới, Văn phòng có trách nhiệm chuyển tài liệu về công tác văn bản hành chính, nghiệp vụ VTLT (văn bản pháp quy, văn bản hướng dẫn, tài liệu tập huấn) đến các cá nhân và dành thời gian để cá nhân đó nghiên cứu thực hiện trong thời gian tập sự hoặc mới về công tác tại Sở cho đúng quy định.

Công chức văn phòng của Sở được cử tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng và tập huấn nghiệp vụ VTLT theo kế hoạch đào tạo CCVC của tỉnh, của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Bốn là, chỉ đạo, hướng dẫn từng CCVC thực hiện tốt chế độ lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành: Hàng năm, trên cơ sở nhiệm vụ, công tác chuyên môn của từng phòng, từng cá nhân; Văn phòng làm đầu mối, hướng dẫn các phòng lập danh mục hồ sơ lưu trữ của phòng mình theo các quy định về lập danh mục hồ sơ và qui định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức để chuyển Văn phòng tổng hợp trình Giám đốc Sở ban hành trong quý I năm hiện hành. Việc ban hành danh mục hồ sơ lưu trữ được thực hiện nghiêm túc hàng năm.

Trên cơ sở danh mục hồ sơ đã ban hành, sẽ bổ sung nếu có công việc phải lập hồ sơ phát sinh; Văn phòng thông báo Danh mục hồ sơ lưu trữ đến các phòng; từng cá nhân đã tiến hành mở hồ sơ và lập hồ sơ công việc đã được phân công cụ thể trong quyết định ban hành danh mục hồ sơ và thực hiện theo theo quy định đã phổ biến, tập huấn.

Theo thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành cho mỗi loại tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng cơ bản, hồ sơ xử lý đơn thư…); Văn phòng thông báo bằng văn bản việc giao nộp hồ sơ lưu trữ hàng năm đến các phòng tổ chức thực hiện theo quy định trong Thông báo. Theo đó, bộ phận lưu trữ của Sở phối hợp với các cá nhân thuộc các phòng chuyên môn xác định lại những hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ để thu vào lưu trữ theo quy định.

Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đều thực hiện hàng năm; công chức khi giao nộp hồ sơ đều lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nộp tài liệu”.

Năm là, có sự quyết tâm ứng dụng công nghệ thông tin, áp dụng quản lý chất lượng hành chính theo TCVN ISO 9001:2008 trong công tác VTLT, hệ thống hóa, minh bạch hóa các quy trình quản lý điều hành, xử lý công văn đi - dến, quản lý và lưu trữ hồ sơ: Sở TT&TT đã triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) từ năm 2007 trong tất cả mọi hoạt động quản lý, điều hành, hoạt động tác nghiệp, quản lý và lưu trữ công văn đi - đến thông qua phần mềm văn phòng điện tử - eOfice. Mỗi CCVC có biện pháp xử lý văn bản và công việc khoa học, không để xảy ra việc thất lạc hồ sơ hoặc quên giải quyết công việc được giao thông qua các quy trình đã xây dựng.

Thông qua việc sử dụng Văn phòng điện tử và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008;  công quản lý văn bản đến, văn bản đi đã được quy định rất cụ thể và thuận tiện, tiết kiệm thời gian và giấy tờ như sau:

Về quản lý văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan qua đường công văn, Văn thư tiến hành quét văn bản, số hóa, cập nhật thông tin văn bản vào Hệ thống rồi chuyển cho lãnh đạo Sở TT&TT qua chức năng "Văn bản đến". Khi nhận được văn bản đến, lãnh đạo Sở phân loại, xử lý và chuyển đến phòng, đơn vị, các cá nhân liên quan để biết và triển khai thực hiện; trong đó chú ý về thời hạn xử lý. Lãnh đạo phòng, đơn vị có thể trực tiếp xử lý văn bản đến hoặc chuyển cho chuyên viên phụ trách…Trong một số trường hợp đặc biệt, cụ thể, lãnh đạo Sở TT&TT chuyển xử lý trực tiếp văn bản đến cho chuyên viên thuộc các phòng, đơn vị.

Cá nhân trực tiếp xử lý văn bản đến phải kết thúc xử lý và lưu văn bản vào hồ sơ công việc (mỗi cá nhân phải tự mở hồ sơ công việc trên mạng theo danh mục hồ sơ đã ban hành để quản lý trên mạng ngoài việc quản lý hồ sơ thông thường). Trong trường hợp văn bản đến cần phải xử lý, trả lời hoặc ban hành thì sử dụng chức năng trả lời để khởi tạo văn bản đi tương ứng.

Về quản lý văn bản đi: Chuyên viên sử dụng chức năng tạo mới văn bản đi hoặc chức năng trả lời văn bản đến để dự thảo văn bản trả lời.

Sau khi dự thảo văn bản, chuyên viên chuyển văn bản đã tham mưu đến lãnh đạo phòng, đơn vị để trình xử lý; đồng thời đính kèm các văn bản có liên quan ở mục "đính kèm văn bản liên quan" để lãnh đạo nghiên cứu, đối chiếu. Lãnh đạo phòng, đơn vị khi nhận được văn bản đi sẽ cho ý kiến xử lý và chuyển lại cho người khởi tạo văn bản. Nếu dự thảo văn bản đã được lãnh đạo phòng, đơn vị chuyển lại và thống nhất, chuyên viên chuyển trình lãnh đạo Sở TT&TT xem xét. Nếu lãnh đạo phòng, đơn vị chưa thống nhất thì phải chỉnh sửa lại theo ý kiến xử lý của lãnh đạo phòng, đơn vị và tiếp tục luồng văn bản cho đến khi trình lãnh đạo cơ quan.

Lãnh đạo Sở TT&TT cho ý kiến xử lý và nếu thống nhất với nội dung và hình thức của văn bản sẽ chuyển cho văn thư phát hành, nếu không thống nhất sẽ chuyển lại cho người khởi tạo văn bản để tiếp tục chỉnh sửa dự thảo đến khi đạt được thống nhất và ban hành.

Văn thư nhập số văn bản, lưu sổ và phát hành văn bản khi nhận được dự thảo văn bản có sự đồng ý ban hành của lãnh đạo Sở TT&TT. Người dự thảo văn bản kiểm tra lại văn bản khi văn thư đã nhập số, ngày, in và trình ký.

Để nâng cao trách nhiệm của từng cá nhân, cơ quan đã quy định cụ thể cả màu chữ sửa văn bản của từng cấp, thời gian giải quyết tối đa của từng cấp và tất cả những thông tin này đều được lưu trữ trên phần mềm rất cụ thể và khoa học.

Với việc ứng dụng CNTT trong công tác VTLT, Sở Thông tin và Truyền thông đã tiết kiệm đáng kể văn phòng phẩm và giảm thời gian giải quyết công việc; xây dựng cơ quan Sở thành một mô hình mẫu của tỉnh về hoạt động văn phòng điện tử; đồng thời đã tạo được một cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý dữ liệu lưu trữ khoa học, phục vụ tra cứu thông tin nhanh và hiệu quả.

Sáu là, quan tâm đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác VTLT: Ý thức việc đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác VTLT là một nhiệm vụ quan trọng và bắt buộc để giúp hoàn thành nhiệm vụ chính trị của cơ quan, Sở đã trang bị những phương tiện cần thiết cho từng cá nhân như : máy vi tính có kết nối mạng nội bộ và internet; máy in; tủ hồ sơ; cặp tài liệu…Bộ phận văn thư, được trang bị máy in, máy quét, fotocopy, máy Fax, tủ hồ sơ, cặp tài liệu, thiết bị chống cháy, chống ẩm, bàn ghế phục vụ tra cứu…  Tuy tài liệu lưu trữ chưa nhiều nhưng Sở cũng đã bố trí kho lưu trữ đảm bảo diện tích, đang từng bước trang bị các thiết bị lưu trữ chuyên dụng trong Kho lưu trữ.

Việc trang bị các thiết bị phục vụ công tác VTLT đầy đủ và đúng quy định như vậy cũng góp phần nâng cao nhận thức của CCVC về tầm quan trong của công tác này, đồng thời tạo điều kiện để thực hiện tốt công tác VTLT.

Với những cách nghĩ và cách làm như trên, chỉ qua hơn 6 năm hoạt động, Sở TT&TT đã từng bước hoàn thiện và thực hiện tốt các nội dung của công tác VTLT, đạt được nhưng kết quả khá tốt theo đánh giá qua đợt kiểm tra thành tích trong công tác VTLT của đoàn công tác Sở Nội vụ và các đơn vị liên quan từ ngày 21 đến ngày 24/5/2012. Kết quả kiểm tra thành tích công tác VTLT và việc thực hiện Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 19/3/2007 "về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ" của UBND tỉnh, Sở TT&TT được Chủ tịch UBND tỉnh tặng Bằng khen vì đã có thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2007 đến năm 2012 tại Hội nghị Tổng kết 05 năm thực hiện Chỉ thị số 06/CT-UBND và phổ biến Luật Lưu trữ tổ chức ngày 24/7/2012.

Tại Hội nghị nói trên, ông Nguyễn Ngọc Hùng – Giám đốc Sở TT&TT đã chia xẻ những kinh nghiệm trong công tác VTLT và có những đề xuất với UBND tỉnh, Sở Nội vụ và các ngành liên quan các vấn đề liên quan để thực hiện tốt hơn công tác VTLT của Sở TT&TT cũng như của các cơ quan thuộc khối chính quyền tỉnh trong thời gian tới như: Thường xuyên có sự kiểm tra và hướng dẫn thực hiện công tác VTLT tại các cơ quan, đơn vị, địa phương; hướng dẫn và tạo điều kiện về kinh phí để các cơ quan từng bước trang bị đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ công tác VTLT, nhất là đầu tư Kho lưu trữ tại các cơ quan thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố; các thiết bị hiện đại hóa công tác VTLT, ứng dụng CNTT; hàng năm có các lớp đào tạo, tập huấn về công tác VTLT, phố biến kịp thời các văn bản, quy định mới về công tác văn thư lưu trữ, đặc biệt là liên quan đến văn bản điện tử, lưu trữ điện tử; hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trong tỉnh thực hiện Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc "Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng"./.                                                                                                     

                                                                                                                          Trần Thị Huệ              


Tin mới hơn:
Tin cũ hơn:

Lần cập nhật cuối ( Thứ tư, 25 Tháng 7 2012 01:54 )  

LyTuTrong

sang to k thut

Liên kết web



Số lượt truy cập

mod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_counter

Đăng nhập




DT Quy ché mot cua dtu

caicachthutuchanhchinh

Danh sach tro choi G1

cuocthiupu43


Sở Thông tin và Truyền thông Gia Lai
Copyright© 2014 Sở Thông tin và Truyền thông Gia Lai
Địa chỉ: 17 Trần Hưng Đạo, Pleiku, Gia Lai. Điện thoại: (059) 3717564. Fax: (059) 3717564. Email: sogialai@mic.gov.vn
Chịu trách nhiệm chính: Ông Trần Ngọc Nhung - Phó Giám đốc Sở.
Giấy phép số: 186/GP-TTĐT cấp ngày 19/10/2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông.